Focus Management

Het is zo’n warme zomeravond, waarop je versuft op de bank wakker schrikt. Ik heb dat. Ik merk dat de container voor het tuinafval nog langs de straat staat. Na een dag bakken in de zon bevat deze broedmachine tientallen tot vlieg verworden maden, die allemaal stil zitten te wachten op bevrijding. Als ik het deksel licht, om te kijken of de mannen van de gemeentelijke reiniging de container wel degelijk hebben geleegd, ziet de meute vliegen dat als het startschot en en masse stijgen ze op, recht in mijn gezicht. Daarna verspreiden ze zich naar alle kanten.

Daags erna sta ik langs de kant bij het voetbal van mijn zoontje. Het is nog een bescheiden niveau. Hij zit bij de F-jes. Gemoedelijk kijk ik toe hoe de gehele groep jongetjes en grande partie de bal achtervolgt. Kluitjesvoetbal. Als het klaar is en het fluitsignaal klinkt, verspreiden ze zich naar alle kanten.

Als ik ‘s avonds mijn plaats op de bank weer heb ingenomen denk ik na. En ik zie bepaalde metaforen. Ik heb dat. Groepen vliegen en jongetjes die zich massaal ergens opstorten en vervolgens valt de groep uiteen. Nu kun je stellen dat er een zekere gelijkenis is tussen vliegen en jongetjes, maar gelukkig gaan mijn gedachten een andere kant op. Similia similibus solventur.

Veel problemen trekken blijkbaar als een magneet mensen aan met als gevolg dat je ongestructureerd wordt doodgegooid met opinies en oplossingen die vervolgens alle kanten uitgaan, zonder focus. Dat is de metafoor.

Focus. En dan niet het uitgemelkte Fordje. Als een groep mensen obstakels tegenkomt stort zo’n groep zich op een ontstaan probleem. Incidentmanagement binnen de ICT wordt vaak zo uitgevoerd. Een verkeerde opstelling bij het voetbal wordt op deze manier besproken. De Tweede Kamer mag graag ad hoc en met volledige bezetting over het probleem van de dag spreken. Om over TV panels nog maar te zwijgen.

Hoe komt het nou dat iedereen zich eigenlijk overal mee wil bemoeien? Mensen zitten blijkbaar boordevol mening overal over en hebben blijkbaar tijd genoeg om overal die mening te ventileren.

Maar ook de middelen. Neem de Social Media. We noemen deze Media Social, hoewel bemoeienis van Jan en vooral Alleman vroeger een ander oordeel meekreeg. Ik zou het meer Public Media willen noemen, een platform waar iedereen meningen kan uiten. Zo krijgen we via Twitter en andere Public Media nog eens een paar miljoen extra meningen.  Maar het is toch anders als Slager Bakker op Twitter meedenkt over de invoering van het EPD dan een taskforce onder leiding van Tineke Slagter.

Bedrijven gooien er nog een schepje bovenop door afdelingen en functies te creëren. Waar afdelingen en functies zijn bestaan grenzen en waar grenzen zijn bestaan grijze gebieden en landjeveroveren. Dat houdt in dat veel mensen zich verantwoordelijk gaan voelen, of zich willen voelen, voor een bepaald probleem. Heel mooi is de TV serie Are you being served? Je ziet dat werkelijk iedereen een plasje doet over een bepaald onderwerp.

Maar soms zou het in theorie kunnen werken. Positief bezien pak je de problemen aan door wilde brainstormsessies in het groot. Of in het openbaar. Als heel veel mensen een mening roepen zit er wellicht een goed idee tussen. Maar dat is wel afwachten. Waar iedereen een oplossing bedenkt is de kans groot dat de juiste oplossing onhoorbaar wordt of net niet geopperd wordt.

Als beslissingnemer is het erg ingewikkeld de stroom aan informatie te verwerken en beleid te maken vanuit deze storm van gakakel.  Hoe voorkom je nou dat we als een zwerm vliegen acteren of als kluitjesvoetballers die elkaar in de weg lopen en het doel missen? Het antwoord hierop is focus, taakbesef en samenwerking. Nee, geen citaat van Calvijn, maar van Wikipedia.

In deze tijd van de zwermen vliegen uit de container is deze focus onontbeerlijk. Het Center for Organizational Performance geeft een treffende metafoor in het boek Animal Firm: de ganzen die vliegen in V-formatie. Alleen ben je sneller, samen kom je verder. De leider wisselt af en toe met een andere gans die weet waar de eindbestemming ligt.

Management als een gedeelde verantwoordelijkheid om krachtig richting te geven. Dat lijkt een paradox, omdat we leiding geven vaak nog steeds zien als de generaal voor de troepen. Door het goed delegeren van taken, het sturen op verantwoordelijkheden en het aansturen van High Performance Teams is de focus goed te bepalen en te behouden. En is er ruimte voor input vanuit wat voor medium dan ook.

Dit open management, waarbij ieder lid het doel weet en focust op zijn taken, wordt nog versterkt door het empathisch leiding geven dat we al meekregen uit Het Nieuwe Werken. Als drijfveren en focus zijn bepaald, zijn we klaar voor de toekomst.